‘het komt nu niet zo gelegen’
‘ik heb m’n agenda niet voor me, bijgewerkt, etc.’
‘mail maar een paar opties’
Voor je ’t weet heb je gedoe en een slechte service. Of spreek je te veel of juist te weinig (mogelijke) klanten.
Een afsprakenplanner lost dit voor je op.
Ook als je denkt:
‘ik bel graag zelf, dit is een extra contactmoment’
‘ik heb een volle/lege/papieren agenda’
‘ik ga m’n agenda toch niet met de hele wereld delen?’
Waarom een afsprakenplanner?
Heb je het al gezien als een service voor je klant en jezelf? In welke fase jullie ook zijn – kennismaking of samenwerking – gericht afspraken inplannen wérkt.
Hoe en voor welke afspraken werkt ’t?
Je koopt de afsprakenplanner als service, je stelt ‘m in (o.a. tijdsblokken, synchroniseren met je agenda), je krijgt een link en deze kun je plaatsen waar je maar wilt.
Je neemt die link op in je e-mailbericht, webpagina of ander medium en nodigt je klanten uit voor een
- werkgesprek (betaalde expertisetijd)
- intake-, kennismakings-, strategiegesprek
- Q&A gesprek
- follow-up gesprek
- servicegesprek, bijvoorbeeld na een beurs, event
- etc.
Omdat jij de regie neemt bepaal je ook het ideale moment voor deze afspraak. Zo krijg je focus, bied je een betere service en voorkom je onnodige pieken of dalen in je werk.
Voorbeeld 1: voor de continuïteit van je bedrijf is het nodig dat je regelmatig en genoeg potentiële klanten spreekt. Daarvoor ontwerp en promoot je strategische weggevers. Eén daarvan – de meest waardevolle – is incl. een 1-op-1 afspraak.
Voorbeeld 2: dalen voorkom je met voorbeeld 1;) Pieken reguleer je door je klanten – ruim voor een deadline of de seizoensdrukte – pro-actief te benaderen. Dit neem je mee in het ontwerp en follow-up van je betaalde dienst.
Als financiële dienstverlener, ontwerper, therapeut, makelaar, notaris, advocaat, trainer of… onderscheid je je hiermee al snel ten opzichte van je vakbroeders en concurrenten. Moet je ’t wel nú gaan dóen!
Welke afsprakenplanner is de beste?
Er zijn 1.001 tools, maar voor eigentijdse ondernemers meestal ongeschikt voor professioneel gebruik, te duur en ingewikkeld.
Tools die je privé gebruikt of vooral handig zijn voor het maken van afspraken met een groep zijn NIET de beste. Voorbeelden: Datumprikker.nl en afspreken.nl.
Tools die alleen op een website werken zijn NIET de beste. Voorbeelden: SuperSaas, Libersy of WordPress plugins.
Ook werkt het in je NADEEL om vast te houden aan een Nederlandse service. De beste tools zijn vaak global: ze worden scherp gehouden door veel meer ondernemers. In je persoonlijke tekst kun je je eigen taal gebruiken.
Met Doodle moet je nog steeds heen-en-weer mailen.
De beste afsprakenplanners leveren een LINK
Met een link kun je namelijk ALLES met elkaar verbinden. Een hyperlink plaats je in je e-mail, in je app of SMS, op je website, in sociale netwerken. Waar je maar wilt.
Welke eisen moet je nog meer stellen?
Dit is wat de tool moet en mag kunnen:
© 2016 Hennie Tibben
De eerste 3 eisen zijn verplicht, eis 4 t/m 7 zijn noodzakelijk of handig. Dit hangt af van jou, je bedrijf en je klanten.
Toelichting:
2. hiermee verwerk je de afspraakuitnodiging in een e-mail, webpagina, SMS, App, etc.
3. hiermee sluit je de afspraakuitnodiging in op een speciale pagina van je website
5. belangrijk als je veel werkt met uurtje-factuurtje of door de aard van je klanten en/of jouw manier van werken te maken hebt met ‘no shows’
7. hiermee koppel je de afsprakenplanner aan andere tools, zoals je nieuwsbrief-/e-mailmarketing-systeem. Dan kun je bijvoorbeeld na x dagen als follow-up een mail sturen naar mensen die nog geen afspraak hebben ingepland
Wat is de beste afsprakenplanner?
Ik kies voor Calendly omdat je deze snel en zelfs gratis kunt uitproberen, als je ’t houdt bij één afspraaktype.
Zo ontdek je wat mogelijk is en kun je later uit eigen ervaring ook andere tools goed beoordelen en eventueel overstappen.
Hoe stap ik dan makkelijk over?
Overstappen naar een andere tool is eenvoudig als je m’n 4 stappen – zie hieronder – volgt.
Mijn global friends met een flinke business kiezen voor o.a. ScheduleOnce, Acuity Scheduling. Deze services zijn nog verder geïntegreerd met andere systemen (e-mailmarketing, e-commerce, etc.).
Hoe stel je de afsprakenplanner in? – 4 stappen
Volg de 4 stappen en je bent snel live met je eerste versie. Het bijzondere is dat je met stap 1 en 2 zorgt dat je flexibel blijft.
Stap 1: maak een speciale pagina aan op je website
Je geeft deze pagina de naam/titel: [afspraaktype] met [naam]. Schrijf een uitnodigende inleiding en sluit af met een [call to action]. Bijv. plan nu je afspraak in. Tenslotte voeg je de link of code toe van je afsprakenplanner.
Tip: neem deze pagina NIET op in de menu’s van je website, laat de pagina NIET indexeren voor Google of delen via social media => no index/follow, no social share.
Hiermee wordt je website een vertrouwde en beheersbare plek voor jou en je klant. Een servicepagina voor ‘invites only’.
Stap 2: bepaal de afspraak
De duur en het moment waarop je een bepaald type afspraak wilt hebben in je ideale werkweek. Maak de afspraak – terugkerend – aan in je eigen online agenda en zorg dat je dan op ‘beschikbaar’ staat (en niet ‘bezet’).
Stap 3: meld je aan en richt de basis in
O.a. de koppeling naar je eigen online agenda. Maak daarna het afspraaktype (event) aan, kopieer de link of code en verwerk deze in de speciale webpagina uit stap 1.
Tip: volg de ‘Getting Started’ tips van de afsprakenplanner zelf;-)
Stap 4: schrijf je eerste uitnodiging
Bijvoorbeeld via mail – met daarin de link naar je speciale webpagina. Stuur deze als test naar jezelf, optimaliseer en nodig daarna je klant(en) uit.
Eventueel overstappen naar een andere afsprakenplanner is eenvoudig omdat je dan alleen maar stap 3 hoeft te doen en de test uit stap 4.
PS: lees ook: Hoe krijg je klantafspraken op het ideale moment in je agenda?
Ik heb er zelf bewust nog niet voor gekozen, omdat een groot deel van mijn tijd opgaat aan trainingen en workshops (voor groepen), minder dan 1-op-1 trajecten.
Verder is een bepaalde verdeling qua tijd (interval tussen gesprekken) belangrijk, dus stuur ik mijn klant liever zelf in een bepaalde richting.
Waar het wel handig voor zou zijn is VIP-klanten van mijn online programma, waarvan ik weet dat ze in een bepaalde week tijd nodig hebben, dat ik die delen blokkeer voor hen. Momenteel kan ik het aantal afspraken nog prima zelf af en is de flexibiliteit van het zelf inrichten belangrijker dan het automatiseren. Maar fijn om de opties vergeleken te zien, dankjewel!
Ha Karen!
Als trainer kun je bijv. je deelnemers (die niet persé je ‘opdrachtgever’ zijn) vóór de training uitnodigen. Voor een korte inventarisatie, aanscherping van leerdoelen, etc. Uiteraard met een deadline:)
Dus je ontwerpt een 1-op-1 onderdeel binnen een groepsaanbod en -structuur.
Zo kun je extra waarde bieden, je training optimaliseren EN je onderscheiden van andere trainers. Want de meesten laten dit na omdat ze het niet eenvoudig kunnen regelen, begrenzen.
Bedankt voor je heldere artikel Hennie, had hem in m’n lijst voor een wat rustiger periode bewaard voor later en zojuist eindelijk geïmplementeerd! Werd hoog tijd 🙂
Eerst een proefperiode met wat ‘makkelijke’ afspraken zoals kennismaken en korte support in bepaalde tijdzones. Als het bevalt ga ik het verder uitbreiden en ook voor m’n 1 op 1 trainingen inzetten. Inspiratie genoeg weer in ieder geval, bedankt daarvoor!
ha Marjon, goed bezig (en zo neem je een lekkere voorsprong op andere ondernemers en je concurrenten)!
Super!
Heb paar weken geleden Calendly aangeschaft. Werkt heel fijn. Scheelt zoveel gedoe.
Ik stuur nu de link van calendly aan mn klant, maar vind jou idee van per type afspraak en eigen pagina in mn site, ook wel prettig… Dat idee gaat naar mn takenlijst 🙂
Ha Maaike, dank en ik ben benieuwd wanneer die taak – stap 1 – afgevinkt wordt:) Een website met servicepagina’s werkt goed voor jou als ondernemer én voor je klant. Fijn.