Is administreren jouw favoriete werk? Grote kans dat je ‘nee’ zegt, behalve wanneer dat nu precies jouw vak is. De tijd die je in je administratie steekt, kun je niet meer besteden aan je favoriete werk, je klanten, je bedrijf of vrije tijd.
Ik stel dat je als zelfstandige en fitte professional max. 5% van je tijd besteedt aan administreren. Dat komt neer op 1 tot 2 uur per week, afhankelijk van hoeveel uren je totaal wilt werken. Steek je structureel meer tijd in administreren, dan heb je veel overhead en een minder gezond bedrijf.
Aan administreren ontkom je niet met een eigen bedrijf. Een goede administratie geeft je informatie en vormt soms het bewijsmateriaal. Voor jezelf, je klant, opdrachtgever of de Belastingdienst. Je legt je plan naast de werkelijkheid, zodat je kunt sturen naar betere resultaten of meer plezier.
Maar 1 tot 2 uur per week vliegt voorbij. Je factureert, betaalt, geeft je omzet- en inkomstenbelasting aan en …….. en dan is je tijd voorbij gevlogen. Je moet echt alles uit de kast halen om je administratie zo slim als mogelijk te doen in beperkte tijd.
Zelfstandigen zien administreren al snel als corvée.
Ze houden zich meer bezig met het urencriterium dan met waarde toevoegen. Meer omdat het moet van de Belastingdienst dan omdat ze het zelf willen.
Nu heb ik nogal wat tips om voorbij het corvée te komen. Die passen niet in dit artikel. Maar uiteindelijk komt het vooral neer op de juiste dingen doen en delegeren (via automatiseren en uitbesteden).
Wat doe je als zelfstandige professional zeker zelf? Ik geef je 3 suggesties waar je direct mee aan de slag kunt.
- werk structureel aan je brutowinst. Voor je diensten, projecten of bepaalde klanten maak je een plan voor je omzet – kosten = brutowinst. Na het plan komt de werkelijke praktijk en om te weten of je op koers ligt, moet je informatie (en dus administratie) hebben over de werkelijke omzet en kosten. Met deze informatie en je eigen plezier als medegraadmeter beslis je regelmatig of en hoe je weer verder gaat.
- grijp de 1 april belastingdeadline aan voor het bundelen en bewaren van je fysieke en digitale spullen van het afgelopen jaar. Doe dit per jaar, zodat je – wanneer nodig – makkelijk terug kunt grijpen. Of wanneer de verplichte bewaartermijn voorbij is: de boel wegdoen. NB: de Belastingdienst haalt je eerder uit de controlestapel wanneer je (ook) een baan, uitkering of lage omzet hebt opgegeven.
- stuur op een ander resultaat dan een 1.225 urencriterium. Natuurlijk is de zelfstandigen- en/of startersaftrek de moeite waard. Maar je wilt toch niet aan de lopende urenband werken met een prikklok achter je rug? Beloof je klant een resultaat en zet er een bedrag tegenover. Doe WAT je het allerliefste doet en blijf de baas over HOE je dit doet: waar, wanneer en met wie.
Je bent vast geen zelfstandig ondernemer geworden om te administreren of bij een industriële prikklok te zitten. Administreren is een middel en geen doel op zich, daarom mijn ‘maximaal 5%-regel’!
Ik lees graag je reactie! Wil je reageren of andere reacties lezen? Klik dan op reactie(s), bovenaan dit artikel.
Overigens is het laten meelopen van een timer of prikklok wel handig zelfs als je niet op uren factureert. Niet alleen kan je het urencriterium wanneer nodig bewijzen – mij nog nooit overkomen – maar mits goed ingericht geeft het op jaarbasis ook een helder beeld of je misschien te lang met administratie of juist met een bepaalde klant bezig bent geweest.
@Mark ik ken een relaxtere variant van de prikklok en die heet je ideale werkweek. Als vanzelf de verhoudingen geregeld, een eigen plan en ruimte voor improviseren en aanpassen. Minder nadruk op vastlegging, meer op je lekker gaande houden als ondernemer. Direct en niet achteraf, zeker niet op jaarbasis.
Registeren is wat anders als je vastleggen. Het scheelt overigens ook wat je doet. Bij een deel van mijn klussen speelt projectmanagement een belangrijke rol en dan kan het zinnig zijn om te zien of ingeschatte tijdsplanningen realistisch zijn gebleken. Of je daar ook serieus op moet sturen, is natuurlijk een andere vraag.
Ondernemen….. en je volle agenda is gelijk het bewijs. @hennietibben: 1,225 uren administreren of ondernemen? http://t.co/A9nzxQESzn
Vanuit de gedachte die jij beschrijft ben ik in 2010 begonnen met het ontwikkelen van een hulpmiddel om dat doel te bereiken. Administratie hoort er gewoon bij, maar dan wel eenvoudig en vooral snel. Sturen op de juiste resultaten kun je alleen als je actuele gegevens hebt. Met het uitbesteden hiervan loop je vaak achter de feiten aan. Door belangstelling van andere zzp’ers is mijn hulpmiddel uiteindelijk een product geworden.
@Gert Eens dat je met actuele gegevens moet werken. Maar uitbesteden kan ook inhouden dat je als ondernemer met je administrateur afspreekt dat deze ervoor zorgt dat je binnen X-tijd na het geven van informatie (bijv. bonnen) online toegang en helder overzicht krijgt. Fijn dat je andere ZZP-ers met je product helpt!