7 uitsmijters voor een lege inbox

Laat me je inbox zien en ik weet op wie je het meeste lijkt. Op de consequente doorbitch die snel bepaalt welke gast welkom is. Op de hulpvaardige Florence Nightingale die iedereen verpleegt. Of op de vindingrijke Albert Einstein die graag in creatieve chaos werkt.

Je laat de boel flink binnenkomen. Je inbox is belangrijk: voor de uitvoering van je werk en je bent er bereikbaar voor je klanten en andere belangrijke contacten. Maar de rij berichten in je mailbox past al lang niet meer op 1 beeldscherm en dat zit je dwars.

Een uitpuilende inbox kan je duur komen te staan. Het kost je je concentratie, je aandacht voor je echte werk, je eigen ambities, je betrouwbaarheid als professional, je tijd en geld. Je inbox is een dure hangplek en deze kun je maar maar beter overzichtelijk en leger maken.

Als zelfstandige ben je expert, marketeer, penningmeester en meer. Maar wanneer je in je ideale inbox van je bedrijf werkt, dan zet je maar 1 pet op: die van de verkeersregelaar. Je wilt alles snel door laten stromen zodat je weer verder kunt met je echte werk.

Een goede verkeersregelaar kan flink uitsmijten. De sfeer in je inbox is snel verpest door gasten die uit zijn op een eigen feestje. Je hebt veel te verdedigen: jouw belangen. Je wilt toch je eigen ambities waarmaken en je bedrijf laten groeien?

Wat heeft de verkeersregelaar nodig en hoe kan hij flink uitsmijten zodat je mailbox weer overzichtelijk en leeg wordt?

Een feest vraagt voorbereiding en heeft een deurbeleid. Daarom heb je al antwoorden op deze vragen:

• naar welk vuurwerk streef je? (doel, resultaat)
• wat doe je op je eigen feestje? (jouw kernactiviteiten)
• welke gasten zijn welkom? wie is waardevol voor jou? (doelgroep, tussenpersonen)

Er is maar 1 persoon die deze vragen kan beantwoorden, dat ben jij. Voor de volgende stap kun je hulp inroepen. Van een timer die je tijd bewaakt of van iemand die voor jou de consequente doorbitch kan zijn. Een persoonlijke assistent?

Wie het ook gaat doen, jij, hij of zij reserveert 25 minuten voor werken aan jouw bedrijf en maakt van je mailbox weer een werkend middel.

Nu kan de verkeersregelaar aan het werk, hier komen 7 uitsmijters voor een lege inbox.

Je wilt snel minder berichten en pakt 80% van de veroorzakers duurzaam aan. Dit doe je door eerst naar de afzender en dan pas naar het bericht te kijken.

• selecteer je inbox op alfabetische volgorde van afzender. Wie of wat heeft de meeste berichten op jou afgevuurd? Met deze afzender ga je als eerste aan het werk. NB: in Gmail kun je niet direct op alfabet sorteren, maar wel een verdachte;-) afzender invoeren bij ‘berichten doorzoeken’.

• past de afzender op jouw feestje? Kijk eens naar je deurbeleid en vraag je af of de afzender en het soort bericht echt bijdragen aan jouw feestje. Is het antwoord nee? Dan ga je doorverwijzen (delegeren, uitbesteden) of afweren. Je gaat je melden bij de afzender, want je bent erop uit om structureel uit te smijten. Hierna lees je hoe je dat zou kunnen doen.

Nu ga je met de berichten van 1 afzender aan het werk. Je kijkt alleen naar het soort inhoud en dat bepaalt je strategie.

• krijg je van de afzender veel overbodige alerts of notificaties? Bijv. van social media (LinkedIn, Twitter, Facebook) of software die je in de lucht hebt? Ga dan naar de instellingen/settings van je profiel en pas deze naar wens aan. Vaak begin je ergens aan, maar kun je niet weten wat wel/niet voor je werkt. Het is een kwestie van herinrichten.

• krijg je van de afzender (en misschien ook van anderen, over hetzelfde onderwerp) regelmatig een mail om een afspraak te plannen? Doe dit liever niet via de mail. Je mist directe interactie (kan wel, kan niet) en krijgt er een hoop geblabla omheen. Wat dacht je van agendahulpjes als datumprikker.nl (losstaand) of tungle.me (synchroniseert met je eigen digitale agenda)?

• ben je voor de afzender een favoriete CC-houder? Formuleer dan nu een actie en schrijf deze op. Bijv. “persoon X bellen en een andere manier van samenwerken of informeren afspreken (minder frequent en/of via een ander medium afstemmen)”. Deze actie voer je uit ná je uitsmijtwerk.

• krijg je van de afzender te vaak een puur commerciële mail die voor jou te weinig waarde heeft? Meld je hiervoor dan af. Selecteer het laatste bericht, scroll naar beneden en meld je af via een link onderaan. In 80% van de gevallen zal het zo werken. In sommige gevallen moet je je afmelding bevestigen, door te klikken op een link in een nieuw bericht. Doe dit zo snel als mogelijk.

• de makkelijkste uitsmijter: zorg voor een goede spamfilter en besteed dit uit bij je E-mail Service Provider (e-mailmarketingplatform, bijv. voor verzenden van nieuwsbrieven) en je ‘gewone’ E-mail Service (bijv. je webhostingbedrijf voor verzenden en ontvangen van reguliere e-mail).

Zodra je dit lijstje hebt afgewerkt voor 1 afzender, ga je naar de volgende afzender die veel berichten op jou afvuurt. Je gaat net zolang door tot 25 minuten voorbij zijn. En na een korte pauze besluit je er misschien nog eens 25 minuten aan te werken. Want het kan niet anders of de komende weken merk je het effect van dit uitsmijtwerk.

Deze uitsmijtende verkeersregelaar wilde je nu snel minder berichten bezorgen in je mailbox. Hij heeft nog niet eens gekeken naar de zware jongens in je inbox.

Uitsmijten is één van de strategieën om je ideale inbox te krijgen en houden.

Je reactie op dit artikel is welkom! Of ben je benieuwd naar reacties van anderen? Klik hiervoor op reactie(s), bovenaan dit artikel.