Eerste Hulp Bij e-mail Opstopping

Hoe was je vrije weekend, week of vakantie? Je inbox zorgt meestal niet voor een leuke after party of gezellige welkom terug fuif.

Hoe kun je afrekenen met de rij berichten in je inboxen, zodat je snel weer overzicht hebt en aan je echte werk kunt beginnen?

Dit is de Eerste Hulp bij e-mail Opstopping, ik geef je graag mijn 10 tips:

• je neemt een kopje koffie, thee of iets anders lekkers of fris en bedenkt: ik ga nu het verkeer regelen zodat ik over 25 minuten aan het echte werk kan beginnen

• je zet een timer op 25 minuten. Je begint niet aan de 24 uur van Le Mans maar je gaat wel racend door je inbox en je start NU.

• je maakt een mapje met de naam ‘lang parkeren’. In Microsoft Outlook doe je dit zo: bestand, map, nieuwe map maken, naam, selecteer locatie (bijv. files). In Apple Mail is dit de weg: postbus, nieuwe postbus, naam, selecteer locatie (bijv. op mijn Mac).

• gebruik je Gmail? Dan heb je the new inbox en staat je e-mail op 2 plekken (tabs). Meer lezen kan hier.

• selecteer de kolom ‘onderwerp’ zodat deze op alfabetische volgorde komt te staan (NB: dit werkt niet in Gmail)

• nu ga je het verkeer regelen: het enige wat je doet is de boel snel afhandelen en je wilt een bericht maar 1x voor ogen hebben.

• handel eerst de berichten af met hetzelfde onderwerp. Alternatief: berichten met dezelfde afzender. Je leest het laatste bericht, beslist of je er nog iets mee moet en verplaatst daarna de hele mikmak met hetzelfde onderwerp naar ‘lang parkeren’.

• dan ga je koppen snellen: voor jou belangrijke berichten geef je voorrang en handel je snel af

• als laatste verplaats je berichten uit het genre ‘leuk om te weten, maar niet mijn prioriteit’ naar het mapje ‘lang parkeren’.

• zijn de 25 minuten voorbij en laat de timer van zich horen? Dan ga je vanmiddag verder. Niet eerder, niet later.

• op vrijdag werk je de restanten (uitgestelde beslissingen;-) uit je inbox weg. Wil je met het bericht nog steeds iets doen? Doe het dan nu. Is het bericht toch onbelangrijker dan je eerst dacht? Dan verplaats je het bericht alsnog naar ‘lang parkeren’.

Zo, dit was de Eerste Hulp Bij e-mail Opstopping en een soort snelverband.

Wat is jouw ervaring? Ik lees je reactie graag! (klikken op reactie en dan naar beneden scrollen).