Je zit in een restaurant met een bevriende collega. Het is gezellig, de werkdag valt van je af en alles smaakt lekker. Hij verontschuldigt zich, gaat even van tafel en jij checkt je smartphone.
Voor je het weet krijg je een tussengerecht geserveerd. Eentje met 25 e-mailberichten. Je denkt dat je vanmiddag, op je computer, al meer dan de helft hebt beantwoord. Maar je weet het niet zeker en je baalt.
Zakelijke dienstverleners en kenniswerkers hamsteren e-mail. Ze hebben gemiddeld 274 berichten in de inbox en ontvangen er 20-25 per dag. Te veel, ruwe en onvindbare informatie is een van de grootste tijdverbruikers.
Wanneer je die inbox toch onder handen neemt, dan haal je er eerst de grootste brandhaarden uit en dan werk je berichten in volgorde van binnenkomst af. Tenminste dat denk je, want toen je laatst op de stoep stond voor een afspraak bleek dat het verkeerde moment of adres te zijn.
Eigenlijk bepalen de mensen die jou een e-mail sturen wanneer jij wat gaat doen. Je bent je dominante inbox niet de baas, je geeft je prioriteiten uit handen. En dat terwijl je er soms maanden naar toewerkt om dat ene bericht of die ene klant in jouw mailbox te krijgen. Wat je aan de voorkant met veel moeite opbouwt, breek je met een slechte opvolging aan de achterkant zo weer af.
Goed omgaan met informatie en e-mail is iets dat gesmeerd moet (en kan!) lopen. Dat gaat niet vanzelf en de meeste professionals stappen in het drukke e-mailverkeer zonder echt te weten hoe je dit kunt regelen en naar je hand kunt zetten. De tijd die je steekt in het zoeken, bewerken en doorgeven van informatie kun je niet steken in je eigenlijke werk en het kost je energie en geld.
Professionals hebben allerlei bewaarplekjes, mapjes, papieren of digitale hulpjes. Verschillende e-mailprogramma’s op computer, laptop of smartphone, webmail, een inbox bij LinkedIn, Facebook of Twitter en meerdere agenda’s of te doen lijstjes.
Die hulpjes lijken wel oproepkrachten. Ze worden snel binnengehaald, vluchtig begroet, krijgen geen instructies en mogen direct aan het werk. Maar ze weten niet wat de baas wil, ze wisselen onderling niet de laatste informatie uit of verbinden geen acties aan de informatie die ze al wel kregen. Je hebt weinig aan een kerstboom vol oproepkrachten, less is more.
De digitale hulpjes vind je op de technologische markt en die verandert snel. Of je ze nu wel of niet bewust kiest, het kost je tijd om ze te leren kennen en ze in te richten zodat je makkelijk met ze kunt werken. Ze hebben geen idee van jouw ideale werkweek, jij moet ze echt zelf vertellen wat je wanneer wilt doen.
Hoe maak je van een dominante inbox een ideale assistent?
Jij bent de baas, jij stelt de prioriteiten en je inbox werkt voor jou. Je inbox is onderdeel van jouw informatie management team. Dat team werkt als een geoliede machine en bespaart jou een hoop tijd, energie en geld.
Stel je wilt een nieuwe inbox, hoe zou de vacature er dan uitzien?
Wat moet je inbox kunnen, welke taken heeft hij? Bijv. krachtig zoeken, onderwerp selecteren op alfabetische volgorde, forwarden, autoresponden, regels instellen, synchroniseren, spam filteren, antivirus checken. Is hij misschien de chef van andere inboxen?
Hoe ziet zijn werkplek eruit? Bij wie zit hij in de buurt? Bijv. met je andere informatie assistenten: je agenda, te doen lijst, je adresboek.
Welke kwaliteiten heeft hij? Bijv. betrouwbaar, communiceert met je andere assistenten, synchroniseert, uitwisselbaar (data importeren/exporteren), heeft een digitaal en mobiel leven en geeft snel eenvoudig overzicht.
Welke afspraken wil je met hem maken? Bijv. regels: als mail van ….. dan ….. naar …..?
Heeft hij een netwerk met hulp of collega’s? Bijv. een collega die is gespecialiseerd in grote bestanden, handig is met beeld of een hulp die je mailberichten scant op mogelijke acties?
Van je dominante inbox een ideale assistent maken is één van de strategieën om je ideale inbox te krijgen.
Je reactie op dit artikel is heel welkom!
Klik hiervoor op reactie(s), bovenaan dit artikel.
Gemiddels 274 berichten in de inbox? Die van mij heeft er ruim 3200 in staan. En dan zijn alle nieuwsbrieven, persberichten en confirmberichten er al uitgefilterd en is er een mapje genaamd Archief dat ook nog eens achtduizend berichten bevat. Dat lijkt veel en voor wie zijn inbox als leidend beschouwd moet dat getal een nachtmerrie zijn.
Om dat duidelijk te maken gebruik ik in presentaties wel eens het voorbeeld van de postbus op het postkantoor. Stellen dat deze centraal in de organisatie staat zou de ouderwetse postkamer wel een hele belangrijke rol geven.
Hoi Mark! OK, je hebt een bovengemiddeld aantal berichten. Los van de aantallen, wat is je aanpak: staan die ruim 3200 berichten nog op de plek waar je ze kreeg (inbox) of…….? Voor mij is de vraag: hoeveel e-mail kan en wil een zelfstandige professional behappen? Met behappen bedoel ik: de informatie uit de inbox filteren die helpt om in je eigen expertise (favoriete of ‘eigenlijke’ werk) en bedrijf de juiste dingen te doen zodat je zelfgekozen doelen bereikt. Dat is meestal niet: het beste postkantoor zijn.
Hoeveel tijd steek jij dagelijks in je inbox of inboxhulpjes? Ik ben dus benieuwd naar jouw werkwijze!
Aan de basis staat vooral de gedachte dat email vooral niets meer van doen heeft met de doelen van de onderneming. Het kan hoogstens iets te maken hebben met een bepaalde taak maar staat dus altijd ten dienste van die taak in plaats van dat de inbox leidend is. De vraag dient dus ook niet te zijn hoeveel mail je kan behappen maar hoeveel taken je op een dag wilt verwerken.
Daarnaast is mail an sich een ondergeschikt medium geworden en voor een groot deel vervangen door bijvoorbeeld de chatfunctie in Skype. Negentig procent van de mail bestond altijd al uit korte mededelingen en die kunnen beter via een korte chat. Zelfs mijn oude moeder die me vaak mailtjes van drie zinnen stuurde, kijkt nu eerst of ik beschikbaar ben en chat die paar zinnetjes en krijgt meestal gelijk antwoord. Met klanten is dat in veel gevallen niet anders. Mail bekijk ik dus wanneer ik daar tijd voor wil vrijmaken.
Die 3200 mailtjes staan dan ook precies op de plek waar ze binnen kwamen. Er wordt wel een deel gefilterd naar mappen maar die zijn er vooral om daar te wachten totdat ik er tijd voor vrijmaak. Andere filters – op de mailserver zelf – kijken naar combinaties van woorden om de urgentie te bepalen. Die worden dan tevens geforward naar een intern mailadres dat ik mobiel lees.
Hoe vind ik dan de mailtjes die ik voor een bepaalde taak nodig heb? Ten eerste zijn de zoekfuncties van mailprogramma’s geweldig en bestand tegen grote hoeveelheden data. Daarnaast gebruik ik vaak een truc die ik hier zal delen.
Tagging maakt het eenvoudig om losse data te bundelen maar mail kent uit zichzelf nog geen tags. Tenzij je deze er in gaat brengen door bijvoorbeeld in een mail die je verstuurd onder je signature zelf een aantal keywords te zetten. Dat kan een klantnaam zijn, een projectnummer of een andere unieke naam. Wanneer de andere kant een reply geeft, wordt diezelfde tag in het gequote deel meegenomen. Vervolgens zoek cq filter je op de specifieke tag om alle berichten gebundeld te bekijken. Of al die mailtjes dan eerst samen zwommen in één grote inbox maakt dan niet meer uit.
@Mark: eens dat e-mail één van de communicatiemiddelen is, oneens dat dit losstaat van bedrijfsvoering of ondernemen voor de meeste zelfstandige dienstverleners. Misschien zijn we omringd met andere professionals en/of is er een verschil tussen nu en toekomst?
Ideaal (in mijn ogen) is dat een zelfstandige aan het stuur blijft staan van zijn activiteiten/taken. In de praktijk zie ik dat voor veel mensen e-mail een grote afleider en tijdslurper is, de inbox neemt de leiding over.
Dit artikel schreef ik voor zelfstandigen die dat herkennen en het tij willen omkeren!
Ik heb hier beperkte ruimte en daarom het onderwerp afgebakend. Uiteindelijk gaat het mij erom dat e-mail, met/zonder filters en tags, minder tijd en energie slurpt bij zelfstandigen. Dat is waar de workshop ook over zal gaan.
Dank voor je reactie en delen van jouw ervaring en trucs!