liever een chaoot of archivaris in je inbox?

“Helaas heb ik de toegestuurde info op een of andere manier verwijderd. Is het mogelijk, dat je dit nog eens naar mij op de mail zet”.

Deze tekst verscheen een week geleden in mijn mailbox, de afzender was een leidinggevende professional die een jaar geleden meedeed aan een training over durf en daadkracht.

Het was de eerste keer dat iemand, na een periode van langer dan +/- een maand, me vroeg dezelfde informatie nog eens op te sturen. Ik was verbaasd, dit kwam dus heel weinig voor.

Daarna kreeg ik een ongemakkelijk gevoel. Want een jaar geleden werkte ik op een laptop met Microsoft Outlook en PowerPoint. Zou ik de informatie snel terugvinden? Kon ik de informatie ook eenvoudig opnieuw verzenden met mijn MacBook met Apple en open source software?

Eerst moest ik terug naar mijn archiefzolder en ik keek er niet naar uit. Terug in de tijd duiken in dat ingewikkelde archief op een laptop waar ik afscheid van had genomen? Wat zou ik allemaal tegenkomen dat me nu niet meer bezighoudt en me vooral kan afleiden?

Een jaar geleden had ik eigen klanten en freelance opdrachten. Om de verschillende soorten informatie goed te behappen, werkte ik met allerlei mapjes. En submapjes. Op jaar, op klant, op project, op tijdelijk, op permanent, op onderdelen van mijn eigen bedrijf. Het jongde flink aan en ik was altijd klaar om in de archieven te duiken.

Nu kwam dus de echte archiefvraag en ik besloot er voor te gaan. Want ik was me aan het voorbereiden op de workshop ‘je ideale inbox’. Het verwerken en terugvinden van informatie is een van de grote tijdrovers, dus dit was een testcase. Mijn aarzeling veranderde bijna in zingeving;-)

Mijn oude laptop ging aan en ik dacht ‘delegeren met automatiseren’. Niet in al die mapjes duiken. Wel zoeken met het vergrootglas. Ik tikte ‘durf en daadkracht’ en de naam van de manager en de informatie stond voor mijn neus. Het opstarten van mijn laptop had langer geduurd dan het terugvinden van de informatie.

Het lijkt te suf voor woorden: gebruik het vergrootglas op je computer en je zult vinden. Toch steken mensen veel tijd in het maken en onderhouden van mapjes. Om overzicht te krijgen en informatie terug te vinden.

Maar voor professionele kenniswerkers wordt veel informatie snel oud en is er een kleine kans dat ze het opnieuw gebruiken. Waarom zou je dan toch veel tijd steken in het archiveren met mapjes, labels, vlaggen, sterren en andere bewerkelijke ordeningen? Je kunt je er helemaal in verliezen. Uitgebreid of diepgaand archiveren leidt je af van je echte werk, tenzij je een archivaris bent of belangrijke dossiers beheert.

Hé, je computer en software zijn er voor joú. Dus keer het liever om:

• geef het vergrootglas van je besturingssysteem (Verkenner voor Microsoft, Spotlight en Finder voor Apple) een glansrol en laat hem voor jou werken. Hij is je grote zoek-en vindvriend in digitale bestanden, een enorme tijdbespaarder.
• maak alleen werkmapjes voor VIP’s: belangrijke berichten of bestanden die je nú en vaak onderhanden hebt. Geef ze een sprekende naam, die ook de context aangeeft (bijv. project X, klant Y, etc.).
• één van de VIP-mapjes in je mailbox heeft de naam ‘bewaren’. En het heeft geen submapjes!

Met de krachtige digitale zoektools winnen de chaoten het bijna van de archivarissen. Ja, ik schrijf bijna……;-)

Het vergrootglas in combinatie met een handvol mapjes is één van de strategieën om je ideale inbox te krijgen.

Je reactie op dit artikel is heel welkom!
Klik hiervoor op reactie(s), bovenaan dit artikel.