Hoe je met een timer 2x meer tijd tovert

Je zit er helemaal klaar voor om vandaag flinke meters te maken in je werk. Om 10 uur begin je écht. En voor je het weet rammelt je maag. Er vlogen zojuist 2 uren voorbij.

Je had je vrijgemaakt om een dag achter de schermen te werken. Een gesprek, offerte of presentatie voorbereiden. Je website of LinkedIn profiel bijwerken, misschien een product (door)ontwikkelen of je inbox echt leegmaken.

Als zelfstandige houd je veel bordjes in de lucht. Wanneer je dan ook nog eens in je eentje werkt, dan vraag je veel van jezelf. Je ziet veel interessante informatie en kansen voorbij komen. Je aandacht vliegt alle kanten op. Je hebt geen focus. Je bent alleen met je eigen discipline en voelt de angst om tijd te verliezen groeien.

Terwijl je allemaal dingen gedaan wil krijgen. Je website had al lang bijgewerkt moeten zijn. De diensten die je daar aanbiedt bestaan in het echt al niet meer. Nu kun je ook die ene klant niet meer bellen, want waar kun je naar verwijzen?

Als eigenwijze, optimistische en zelfstandige zelfstandige ben ik van nature weigerachtig qua hulpmiddelen. Toen ik begon met hardlopen, keek ik argwanend naar mensen met tijd- en afstandsmeters. Al helemaal naar bloedfanatieke coaches die langs het wedstrijdparcours met bordjes de tijden doorgaven aan hun hardloper.

Maar veel kilometers veranderden mijn inzicht en acties. Ik heb een trainingsschema met loopopdrachten, bijv. 30 minuten draven met snelheid X. Het is een plan met activiteiten om mijn doel te halen. Bijna altijd doe ik braaf wat daar staat, wie had dat gedacht en hoe komt dat?

Dat plan zorgt ervoor dat ik onderweg minder denk aan mijn – soms onbereikbaar lijkende -doel. Het voelt veilig en overzichtelijk om te werken aan 1 concrete opdracht per keer. Binnen de aangegeven tijd doe ik wat ik kan doen.

Onderweg weet ik niet alleen hoe ik me voel, maar mijn tijd- en afstandmeters laten me ook zien hoe het feitelijk gaat. Zodat ik weer wijzer verder kan lopen. Na afloop voel ik me bijna altijd tevreden of trots. Potverdorie, ik heb het gewoon weer geflikt!

In het werk is mijn weigerachtige kwartje ook gevallen. Ik gebruik een timer wanneer ik quality time wil of wanneer ik een enorme tijdlekkage aan zie komen. Bijvoorbeeld wanneer ik mijn mail doe of een artikel schrijf;)

Geïnspireerd door vragen van klanten, eigen ervaringen, “The Pomodoro Technique” van Francesco Cirillo en denkend aan een eerder artikel over uitstellen, geef ik je graag de truc: hoe je met een timer 2x meer tijd tovert.

• bepaal een resultaat: WAT wil je de komende 25 minuten of maximaal 2 uur bereiken? Bijv. promotie event X of acquisitie 3 nieuwe klanten. Een resultaat is vaak een zelfstandig naamwoord en soms past een getal er heel goed bij. Schrijf het gewenste concrete resultaat op een vel papier.
• bepaal HOE  je het resultaat wilt bereiken. Welke 1 tot 3 activiteiten hebben – zoals je dat nu kunt inschatten – veel kans van slagen en maximale impact op het resultaat dat je wilt bereiken? Formuleer deze activiteiten als werkwoord en zelfstandig naamwoord, zodat het je aanzet en uitnodigt tot concrete actie. Bijv. ‘schrijven persbericht’ of ‘bellen prospect A’. Schrijf deze activiteiten (HOE) nu op naast het resultaat (WAT). Samen is dit nu je plan.
• kies de 1e activiteit, de activiteit die logisch is om mee te beginnen of de activiteit die de meeste impact heeft (de krent in de pap)
• stel een timer in op 25 minuten, nu ga je doén: je werkt met je volle aandacht aan de gekozen activiteit tot de timer zegt dat het klaar is.
• na 25 minuten neem je 5 minuten pauze. Je zet hoe dan ook een X achter de activiteit en dan neem je afstand. Je maakt een lekker kopje koffie, thee of wandelt even rond.
• na de pauze vraag je jezelf af: heeft de activiteit me dichter bij mijn gewenste resultaat gebracht? Is het goed genoeg? Vink de activiteit dan heerlijk af en kies je volgende activiteit! Of anders: ga ik voor nog eens 25 minuten verder met dezelfde activiteit of kan ik wijzer (iets) anders gaan doen? Je wisselt dus niet van activiteiten tijdens de 25 minuten, maar je kiest in de pauze je activiteit en gaat er daarna vol voor in de 25 minuten.
• na 2 uur werken, neem je een pauze van 15 minuten. Dit houdt je wakker, net als in de auto: 2 uur rijden, 1 kwartier rust;-)

Het grootste effect bereik je wanneer je je niet laat storen tijdens de 25 minuten. Een aandachtswissel vraagt mentale inspanning, je moet de draad weer oppakken. Te veel wisselen kan betekenen dat je activiteiten je 2x zoveel tijd kosten dan nodig.

[update 2013: ik ben van 25 naar 20 minuten overgestapt, heerlijk. En daarvan gaan er ook nog eens 3 blokken in een uur;-) ]

Heb jij al een timer? Op veel smartphones zit een timer. Kijk eens bij de klok, misschien heb je naast een wekker ook een timer. Ook kun je een kleurige kookwekker gebruiken. Of een heuse Pomodore Technique of focus booster applicatie op je smartphone als dat je blij maakt.

Hoe eenvoudig en krachtig kan het zijn: pen, papier en een timer besparen jou een hoop verloren tijd. Een creatieve boekhouder of verkoper zou zeggen: het levert je 2x meer tijd op.

De truc met de timer is een onderdeel van timeboxing, één van de geheimen van je ideale werkweek.
Wat is jouw ervaring met een timer?

Je reactie op dit artikel is welkom!