“Even mijn mail checken en voor ik het wist was het een uur later en had ik maar 5 berichten afgehandeld. Nu de anderen nog, wanneer?”. Heb jij dit als eens verzucht?
Wanneer je in je inbox werkt, dan heb je een grote kans op het wiet-effect. Je opent een mail, duikt de inhoud in, van het één komt het ander en dan denk je ‘waar was ik ook alweer mee bezig?’. Na wat nadenken komt, waarschijnlijk via een omweg, het antwoord en je gaat weer verder. Totdat je weer denkt ‘waar was ik ook alweer…..’. Je concentratie en geheugen worden in je inbox zwaar op de proef gesteld, zo blijkt uit een Brits onderzoek.
Zo kost ‘even mijn mail checken’ zeker 2x meer tijd dan nodig. Het kan je grootste tijd- en energieslurper van de dag zijn. Dat gaat allemaal ten koste van je favoriete werk en waarschijnlijk je goede humeur. Behalve wanneer je een e-correspondent bent;)
Hoe voorkom je dat je stoned wordt van je inbox?
1). Ontsla je inbox als werkgever. Stel: je inbox is leeg. Denk je dan dat je zonder werk zit? Uit ervaring weet ik dat veel mensen hier JA! op zeggen. Dat betekent dat je niet meer de baas bent en je laat leiden door de afzenders van allerlei berichten. Afzenders die zo hun eigen plannen en belangen hebben. Hoe zit het met de jouwe?
2). Negeer je inbox of zuigende berichten. Zet je inbox op gezette tijden op de naughty spot, zoals supernanny dat zou doen. Ook al krijst en dramt je inbox, je geeft het de aandacht wanneer en zoals jij dat wilt. Een time-out werkt uitstekend, daar word niet alleen jij rustig van. Je hebt vast ook meerdere inboxen, geef ze allemaal je 100% aandacht, wanneer en zoals jij dat wilt.
3). Vergeef jezelf als mens: je bent vast van nature nieuwsgierig en houdt van gemak. Maak het jezelf gemakkelijk en je verleider moeilijk. Haal geen leger alarmbellen, wapperende vlaggen en herinneraars in huis, want voor je het weet lokken ze jou weer onnodig naar je inbox toe.
4). Wie is de mol die mailbulten maakt? Als ontvanger houd je er vast ook niet van: een e-mailbericht met een bonte verzameling onderwerpen en acties. Het is geen lekkere hapklare brok en verstopt je inbox. Je krijgt een mailbult. Baken elk bericht af met 1 concreet onderwerp in de onderwerpregel en het bericht zelf. Grote kans dat de ontvanger je mail sneller opvolgt.
5). Zet haaietanden in je dagplanning. Je eigenlijke werk is de hoofdweg en daar staan de haaietanden op die de voorrang aangeven. Overstekend wild ken je bijna niet en om de zoveel tijd heb je een oversteekplaats geregeld. Er staan haaietanden tussen de tijden waarop jij met je eigenlijke werk of met je inbox bezig wilt zijn.
Je concentratie en geheugen zijn belangrijke ingrediënten voor je ideale werkweek. Je inbox is ook gek op deze ingrediënten en consumeert ze flink. Dat gaat dus zomaar ten koste van je toptijd en je favoriete werk. Daarom is je ideale inbox de inbox die jij gemakkelijk de baas blijft!
Je reactie op dit artikel is welkom!
Of ben je benieuwd naar reacties van anderen? Klik hiervoor op reactie(s)
Geef een reactie