information overload

Je zit in een restaurant met een bevriende collega. Het is gezellig, de werkdag valt van je af en alles smaakt lekker. Hij verontschuldigt zich, gaat even van tafel en jij checkt je smartphone.

Voor je het weet krijg je een tussengerecht geserveerd. Eentje met 25 e-mailberichten. Je denkt dat je vanmiddag, op je computer, al meer dan de helft hebt beantwoord. Maar je weet het niet zeker en je baalt.

Zakelijke dienstverleners en kenniswerkers hamsteren e-mail. Ze hebben gemiddeld 274 berichten in de inbox en ontvangen er 20-25 per dag. Te veel, ruwe en onvindbare informatie is een van de grootste tijdverbruikers.

Wanneer je die inbox toch onder handen neemt, dan haal je er eerst de grootste brandhaarden uit en dan werk je berichten in volgorde van binnenkomst af. Tenminste dat denk je, want toen je laatst op de stoep stond voor een afspraak bleek dat het verkeerde moment of adres te zijn.

Eigenlijk bepalen de mensen die jou een e-mail sturen wanneer jij wat gaat doen. Je bent je dominante inbox niet de baas, je geeft je prioriteiten uit handen. En dat terwijl je er soms maanden naar toewerkt om dat ene bericht of die ene klant in jouw mailbox te krijgen. Wat je aan de voorkant met veel moeite opbouwt, breek je met een slechte opvolging aan de achterkant zo weer af.

Goed omgaan met informatie en e-mail is iets dat gesmeerd moet (en kan!) lopen. Dat gaat niet vanzelf en de meeste professionals stappen in het drukke e-mailverkeer zonder echt te weten hoe je dit kunt regelen en naar je hand kunt zetten. De tijd die je steekt in het zoeken, bewerken en doorgeven van informatie kun je niet steken in je eigenlijke werk en het kost je energie en geld.

Professionals hebben allerlei bewaarplekjes, mapjes, papieren of digitale hulpjes. Verschillende e-mailprogramma’s op computer, laptop of smartphone, webmail, een inbox bij LinkedIn, Facebook of Twitter en meerdere agenda’s of te doen lijstjes.

Die hulpjes lijken wel oproepkrachten. Ze worden snel binnengehaald, vluchtig begroet, krijgen geen instructies en mogen direct aan het werk. Maar ze weten niet wat de baas wil, ze wisselen onderling niet de laatste informatie uit of verbinden geen acties aan de informatie die ze al wel kregen. Je hebt weinig aan een kerstboom vol oproepkrachten, less is more.

De digitale hulpjes vind je op de technologische markt en die verandert snel. Of je ze nu wel of niet bewust kiest, het kost je tijd om ze te leren kennen en ze in te richten zodat je makkelijk met ze kunt werken. Ze hebben geen idee van jouw ideale werkweek, jij moet ze echt zelf vertellen wat je wanneer wilt doen.

Hoe maak je van een dominante inbox een ideale assistent?

Jij bent de baas, jij stelt de prioriteiten en je inbox werkt voor jou. Je inbox is onderdeel van jouw informatie management team. Dat team werkt als een geoliede machine en bespaart jou een hoop tijd, energie en geld.

Stel je wilt een nieuwe inbox, hoe zou de vacature er dan uitzien?

Wat moet je inbox kunnen, welke taken heeft hij? Bijv. krachtig zoeken, onderwerp selecteren op alfabetische volgorde, forwarden, autoresponden, regels instellen, synchroniseren, spam filteren, antivirus checken. Is hij misschien de chef van andere inboxen?

Hoe ziet zijn werkplek eruit? Bij wie zit hij in de buurt? Bijv. met je andere informatie assistenten: je agenda, te doen lijst, je adresboek.

Welke kwaliteiten heeft hij? Bijv. betrouwbaar, communiceert met je andere assistenten, synchroniseert, uitwisselbaar (data importeren/exporteren), heeft een digitaal en mobiel leven en geeft snel eenvoudig overzicht.

Welke afspraken wil je met hem maken? Bijv. regels: als mail van ….. dan ….. naar …..?

Heeft hij een netwerk met hulp of collega’s? Bijv. een collega die is gespecialiseerd in grote bestanden, handig is met beeld of een hulp die je mailberichten scant op mogelijke acties?

Van je dominante inbox een ideale assistent maken is één van de strategieën om je ideale inbox te krijgen.

Je reactie op dit artikel is heel welkom!
Klik hiervoor op reactie(s), bovenaan dit artikel.

“Helaas heb ik de toegestuurde info op een of andere manier verwijderd. Is het mogelijk, dat je dit nog eens naar mij op de mail zet”.

Deze tekst verscheen een week geleden in mijn mailbox, de afzender was een leidinggevende professional die een jaar geleden meedeed aan een training over durf en daadkracht.

Het was de eerste keer dat iemand, na een periode van langer dan +/- een maand, me vroeg dezelfde informatie nog eens op te sturen. Ik was verbaasd, dit kwam dus heel weinig voor.

Daarna kreeg ik een ongemakkelijk gevoel. Want een jaar geleden werkte ik op een laptop met Microsoft Outlook en PowerPoint. Zou ik de informatie snel terugvinden? Kon ik de informatie ook eenvoudig opnieuw verzenden met mijn MacBook met Apple en open source software?

Eerst moest ik terug naar mijn archiefzolder en ik keek er niet naar uit. Terug in de tijd duiken in dat ingewikkelde archief op een laptop waar ik afscheid van had genomen? Wat zou ik allemaal tegenkomen dat me nu niet meer bezighoudt en me vooral kan afleiden?

Een jaar geleden had ik eigen klanten en freelance opdrachten. Om de verschillende soorten informatie goed te behappen, werkte ik met allerlei mapjes. En submapjes. Op jaar, op klant, op project, op tijdelijk, op permanent, op onderdelen van mijn eigen bedrijf. Het jongde flink aan en ik was altijd klaar om in de archieven te duiken.

Nu kwam dus de echte archiefvraag en ik besloot er voor te gaan. Want ik was me aan het voorbereiden op de workshop ‘je ideale inbox’. Het verwerken en terugvinden van informatie is een van de grote tijdrovers, dus dit was een testcase. Mijn aarzeling veranderde bijna in zingeving;-)

Mijn oude laptop ging aan en ik dacht ‘delegeren met automatiseren’. Niet in al die mapjes duiken. Wel zoeken met het vergrootglas. Ik tikte ‘durf en daadkracht’ en de naam van de manager en de informatie stond voor mijn neus. Het opstarten van mijn laptop had langer geduurd dan het terugvinden van de informatie.

Het lijkt te suf voor woorden: gebruik het vergrootglas op je computer en je zult vinden. Toch steken mensen veel tijd in het maken en onderhouden van mapjes. Om overzicht te krijgen en informatie terug te vinden.

Maar voor professionele kenniswerkers wordt veel informatie snel oud en is er een kleine kans dat ze het opnieuw gebruiken. Waarom zou je dan toch veel tijd steken in het archiveren met mapjes, labels, vlaggen, sterren en andere bewerkelijke ordeningen? Je kunt je er helemaal in verliezen. Uitgebreid of diepgaand archiveren leidt je af van je echte werk, tenzij je een archivaris bent of belangrijke dossiers beheert.

Hé, je computer en software zijn er voor joú. Dus keer het liever om:

• geef het vergrootglas van je besturingssysteem (Verkenner voor Microsoft, Spotlight en Finder voor Apple) een glansrol en laat hem voor jou werken. Hij is je grote zoek-en vindvriend in digitale bestanden, een enorme tijdbespaarder.
• maak alleen werkmapjes voor VIP’s: belangrijke berichten of bestanden die je nú en vaak onderhanden hebt. Geef ze een sprekende naam, die ook de context aangeeft (bijv. project X, klant Y, etc.).
• één van de VIP-mapjes in je mailbox heeft de naam ‘bewaren’. En het heeft geen submapjes!

Met de krachtige digitale zoektools winnen de chaoten het bijna van de archivarissen. Ja, ik schrijf bijna……;-)

Het vergrootglas in combinatie met een handvol mapjes is één van de strategieën om je ideale inbox te krijgen.

Je reactie op dit artikel is heel welkom!
Klik hiervoor op reactie(s), bovenaan dit artikel.

Laat me je inbox zien en ik weet op wie je het meeste lijkt. Op de consequente doorbitch die snel bepaalt welke gast welkom is. Op de hulpvaardige Florence Nightingale die iedereen verpleegt. Of op de vindingrijke Albert Einstein die graag in creatieve chaos werkt.

Je laat de boel flink binnenkomen. Je inbox is belangrijk: voor de uitvoering van je werk en je bent er bereikbaar voor je klanten en andere belangrijke contacten. Maar de rij berichten in je mailbox past al lang niet meer op 1 beeldscherm en dat zit je dwars.

Een uitpuilende inbox kan je duur komen te staan. Het kost je je concentratie, je aandacht voor je echte werk, je eigen ambities, je betrouwbaarheid als professional, je tijd en geld. Je inbox is een dure hangplek en deze kun je maar maar beter overzichtelijk en leger maken.

Als zelfstandige ben je expert, marketeer, penningmeester en meer. Maar wanneer je in je ideale inbox van je bedrijf werkt, dan zet je maar 1 pet op: die van de verkeersregelaar. Je wilt alles snel door laten stromen zodat je weer verder kunt met je echte werk.

Een goede verkeersregelaar kan flink uitsmijten. De sfeer in je inbox is snel verpest door gasten die uit zijn op een eigen feestje. Je hebt veel te verdedigen: jouw belangen. Je wilt toch je eigen ambities waarmaken en je bedrijf laten groeien?

Wat heeft de verkeersregelaar nodig en hoe kan hij flink uitsmijten zodat je mailbox weer overzichtelijk en leeg wordt?

Een feest vraagt voorbereiding en heeft een deurbeleid. Daarom heb je al antwoorden op deze vragen:

• naar welk vuurwerk streef je? (doel, resultaat)
• wat doe je op je eigen feestje? (jouw kernactiviteiten)
• welke gasten zijn welkom? wie is waardevol voor jou? (doelgroep, tussenpersonen)

Er is maar 1 persoon die deze vragen kan beantwoorden, dat ben jij. Voor de volgende stap kun je hulp inroepen. Van een timer die je tijd bewaakt of van iemand die voor jou de consequente doorbitch kan zijn. Een persoonlijke assistent?

Wie het ook gaat doen, jij, hij of zij reserveert 25 minuten voor werken aan jouw bedrijf en maakt van je mailbox weer een werkend middel.

Nu kan de verkeersregelaar aan het werk, hier komen 7 uitsmijters voor een lege inbox.

Je wilt snel minder berichten en pakt 80% van de veroorzakers duurzaam aan. Dit doe je door eerst naar de afzender en dan pas naar het bericht te kijken.

• selecteer je inbox op alfabetische volgorde van afzender. Wie of wat heeft de meeste berichten op jou afgevuurd? Met deze afzender ga je als eerste aan het werk. NB: in Gmail kun je niet direct op alfabet sorteren, maar wel een verdachte;-) afzender invoeren bij ‘berichten doorzoeken’.

• past de afzender op jouw feestje? Kijk eens naar je deurbeleid en vraag je af of de afzender en het soort bericht echt bijdragen aan jouw feestje. Is het antwoord nee? Dan ga je doorverwijzen (delegeren, uitbesteden) of afweren. Je gaat je melden bij de afzender, want je bent erop uit om structureel uit te smijten. Hierna lees je hoe je dat zou kunnen doen.

Nu ga je met de berichten van 1 afzender aan het werk. Je kijkt alleen naar het soort inhoud en dat bepaalt je strategie.

• krijg je van de afzender veel overbodige alerts of notificaties? Bijv. van social media (LinkedIn, Twitter, Facebook) of software die je in de lucht hebt? Ga dan naar de instellingen/settings van je profiel en pas deze naar wens aan. Vaak begin je ergens aan, maar kun je niet weten wat wel/niet voor je werkt. Het is een kwestie van herinrichten.

• krijg je van de afzender (en misschien ook van anderen, over hetzelfde onderwerp) regelmatig een mail om een afspraak te plannen? Doe dit liever niet via de mail. Je mist directe interactie (kan wel, kan niet) en krijgt er een hoop geblabla omheen. Wat dacht je van agendahulpjes als datumprikker.nl (losstaand) of tungle.me (synchroniseert met je eigen digitale agenda)?

• ben je voor de afzender een favoriete CC-houder? Formuleer dan nu een actie en schrijf deze op. Bijv. “persoon X bellen en een andere manier van samenwerken of informeren afspreken (minder frequent en/of via een ander medium afstemmen)”. Deze actie voer je uit ná je uitsmijtwerk.

• krijg je van de afzender te vaak een puur commerciële mail die voor jou te weinig waarde heeft? Meld je hiervoor dan af. Selecteer het laatste bericht, scroll naar beneden en meld je af via een link onderaan. In 80% van de gevallen zal het zo werken. In sommige gevallen moet je je afmelding bevestigen, door te klikken op een link in een nieuw bericht. Doe dit zo snel als mogelijk.

• de makkelijkste uitsmijter: zorg voor een goede spamfilter en besteed dit uit bij je E-mail Service Provider (e-mailmarketingplatform, bijv. voor verzenden van nieuwsbrieven) en je ‘gewone’ E-mail Service (bijv. je webhostingbedrijf voor verzenden en ontvangen van reguliere e-mail).

Zodra je dit lijstje hebt afgewerkt voor 1 afzender, ga je naar de volgende afzender die veel berichten op jou afvuurt. Je gaat net zolang door tot 25 minuten voorbij zijn. En na een korte pauze besluit je er misschien nog eens 25 minuten aan te werken. Want het kan niet anders of de komende weken merk je het effect van dit uitsmijtwerk.

Deze uitsmijtende verkeersregelaar wilde je nu snel minder berichten bezorgen in je mailbox. Hij heeft nog niet eens gekeken naar de zware jongens in je inbox.

Uitsmijten is één van de strategieën om je ideale inbox te krijgen en houden.

Je reactie op dit artikel is welkom! Of ben je benieuwd naar reacties van anderen? Klik hiervoor op reactie(s), bovenaan dit artikel.